Panduan Sistem Purchase Order

Workflow approval dan panduan penggunaan sistem PO Digital

Alur Workflow Approval PO

1
CREATOR
User/Admin membuat PO baru
2
SUPERVISOR
Review & approval pertama
3
MANAGER
Final approval
4
APPROVED
PO disetujui & selesai
DRAFT

Status Awal

  • PO dibuat oleh Creator
  • Dapat disimpan sebagai draft
  • Dikirim untuk approval
PENDING

Menunggu Approval

  • Menunggu Supervisor/Manager
  • Notifikasi di Approval Center
  • Dapat dilihat oleh approver
APPROVED

Disetujui

  • PO telah disetujui semua level
  • Siap untuk diproses
  • Riwayat approval tersimpan
REJECTED

Ditolak

  • PO ditolak oleh approver
  • Kembali ke Creator untuk revisi
  • Alasan penolakan tercatat

1. CREATOR (User/Admin)

Pembuat Purchase Order baru

Membuat PO Baru
Isi form PO dengan detail vendor, item, jumlah, dan informasi lainnya
Kirim untuk Approval
Pilih "Kirim untuk Persetujuan" untuk memulai proses approval
Simpan Draft
Simpan sebagai draft jika belum siap dikirim untuk approval

Alur setelah pengiriman:

✅ Jika "Kirim untuk Persetujuan":

  • Status PO berubah: Draft → Pending Supervisor
  • PO otomatis di-assign ke Supervisor (jika tidak dipilih manual)
  • Supervisor dapat melihat di Approval Center

2. SUPERVISOR/ADH

Approval level pertama

✅ Approve
PO dikirim ke Manager (status: Pending Manager)
❌ Reject
PO dikembalikan ke Creator (status: Rejected)
📝 Request Revision
PO kembali ke Creator untuk revisi (status: Need Revision)

Cara akses PO untuk approval:

  • Lihat PO di "Approval Center" dengan badge notifikasi
  • Klik PO untuk melihat detail lengkap
  • Pilih action: Approve, Reject, atau Request Revision

3. MANAGER

Approval level final

✅ Approve (Final)
PO status menjadi Approved dan proses selesai
❌ Reject
PO dikembalikan ke Creator (status: Rejected)
📝 Request Revision
PO kembali ke Creator untuk revisi (status: Need Revision)

Informasi:

  • PO akan muncul di Approval Center setelah Supervisor approve
  • Riwayat approval sebelumnya dapat dilihat
  • Approve Manager = proses approval selesai

Video Tutorial

Step-by-step panduan video

Download Manual

Panduan lengkap PDF

FAQ

Pertanyaan umum

Support

Butuh bantuan?